L’amnésie entrepreneuriale: le mal le plus aberrant du XXIe siècle
Nous sommes dans le 3e millénaire, à l’ère d’Internet, de l’échange et de l’information. Pourtant, cela fait plus de 22 ans que je constate que les entreprises ne sauvegardent pas leurs informations. Je ne parle pas des archives comptables ou légales, ni de leurs fichiers Word ou Excel, je parle bien de ce qui fait la vraie richesse d’une entreprise : le savoir de ses employés et de ses affaires. Leur vrai trésor.
Quand je présente cette activité, de Genève à Paris, en passant par Zürich, Milan ou Lyon : peu de monde en a entendu parler. On la compare parfois avec la documentation des processus liés à des standardisations comme ISO9001, mais c’est un peu comme comparer l’huile d’olive à une sauce tomate : ISO9001 n’est qu’une partie minime de la gestion des connaissances et on ne fait pas une bonne sauce tomate qu’avec de l’huile !
En revanche, une fois que j’ai terminé ma présentation, plus personne n’en doute.
Alors diantre, si c’est aussi important, pourquoi n’en entend-on pas parler ? Peut-être n’a-t-elle aucun impact ? Eh bien si: des impacts quotidiens et problématiques pour l’entreprise, qu’on attribue trop souvent à d’autres sources, à tort. Et je ne parle même pas des Startups, dont toute la valeur repose sur leurs connaissances!
Prenons aujourd’hui l’exemple du turn-over en entreprise
S’il est naturel d’avoir des départs et des arrivées, il y a une accélération aujourd’hui avec la nouvelle génération, beaucoup plus mobile et qui ne partage plus la passion de leurs prédécesseurs de rester toute leur vie dans une même entreprise. Dans le même esprit, les départs se font aussi plus brutalement et diminuent d’autant l’efficacité du transfert des connaissances ou acquis aux nouveaux arrivants.
Les connaissances et les compétences des employés sont souvent essentielles à la réussite d’une entreprise. Si aucune base de connaissances n’est établie, le départ d’un collaborateur peut poser des problématiques majeures pour transmettre le savoir du partant à l’arrivant. Sans une transmission adéquate, les entreprises risquent de perdre des informations et des compétences critiques, rencontrer des problèmes de continuité et d’expertise qui peuvent affecter leur performance globale.
Pour les nouveaux employés à l’opposé, leurs journées deviennent une quête aux informations et méthodes de travail, de manière autonome ou en prenant beaucoup de temps à leurs collègues (qui n’ont pas toujours la réponse), ce qui peut allonger la durée avant qu’ils soient pleinement productifs, entraîner de coûteuses erreurs, avec le risque qu’ils ne soient pas en mesure d’assumer pleinement leurs responsabilités et de contribuer efficacement à l’entreprise, entraînant une baisse de productivité et une augmentation des coûts. Pire encore une démotivation, se sentant inefficace et inutile.
En j’en veux pour preuve par du concret…
Une anecdote parmi tant d’autres
Dans mes missions, j’ai rencontré une entreprise dans laquelle la transmission de la connaissance était si défaillante que les nouveaux employés, au bout de quelques semaines, devenaient terrifiés du gap entre ce que l’on leur demandait et ce qu’on leur apprenait, préférant fuir l’entreprise avant d’être considérés comme inadaptés ou incompétents dans leur poste et licenciés. Un phénomène en forme de cercle vicieux qui augmente d’autant le problème de la perte de connaissances et donc… la vitesse des départs.
Si les RH ont bien identifié les symptômes, elles l’ont diagnostiqué comme un problème d’équipe et d’encadrement. Elles ont mis en place plusieurs solutions coûteuses, du team building et des formations pour les supérieurs. Si ces outils peuvent être très efficace dans certaines situations, le bon remède dans ce cas-là a été de mettre en place une base de connaissance comprenant toutes les informations nécessaires aux nouveaux arrivants, stoppant net l’hémorragie.
Et la gestion de connaissance dans tout ça ?
Dans les deux cas, la gestion de la connaissance peut jouer un rôle clé dans la réduction des risques liés au départ ou à l’arrivée d’un collaborateur. Une base de connaissance formelle peut être mise en place pour documenter les processus, les méthodes et les compétences des employés, ce qui permet de conserver les connaissances critiques de l’entreprise et de les transmettre aux nouveaux employés.
La gestion de la connaissance recoupe bon nombre d’autres domaines de l’entreprise, que vous pourrez découvrir dans des formations qui sont en train d’être mises en place, sur notre site Web ou dans des prochains articles.
Comme patron, je me suis retrouvé dans ce problème, et vous? Avez-vous déjà vécu une telle situation? Et qu’avez-vous fait ou comptez-vous faire?
Je me réjouis de lire vos commentaires ici ou en messages privés !
